Mandataire du syndicat des copropriétaires, le syndic représente la copropriété.
Ses missions sont d’ordre administratif, financier, technique, et son rôle de conseil garantit le respect de la législation en vigueur.
Gestion administrative de la copropriété
- Immatriculation de la copropriété sur le registre national (composition de la copropriété, date de création, données financières et techniques), et réactualisation chaque année.
- Tenue et mise à jour de la liste des copropriétaires et des lots leur appartenant.
- Convocation et tenue d’une assemblée générale ordinaire annuelle (et si nécessaire d’assemblées générales spéciales) avec établissement d’un ordre du jour en collaboration des membres du conseil syndical ; diffusion du procès-verbal de l’assemblée générale et mise en application des décisions prises en assemblée générale.
- Tenue de réunions de conseils syndicaux tout au long de l’année, rédaction et diffusion des procès-verbaux.
- Tenue d’un extranet qui permet à chaque copropriétaire d’avoir accès aux informations qui lui sont propres et à l’ensemble des documents de la copropriété.
- Conservation des archives.
Comptabilité de la copropriété
- Tenue de la comptabilité du syndicat de copropriétaires et de chaque copropriétaire. Présentation de la situation comptable à chaque réunion du conseil syndical et assistance au contrôle des comptes par les vérificateurs délégués par la copropriété.
- Établissement du budget prévisionnel pour chaque exercice.
- Présentation des comptes à soumettre à l’approbation de l’assemblée générale, le syndic demande généralement aux copropriétaires de lui donner quitus, c’est-à-dire d’approuver sa gestion.
- Ouverture d’un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires ainsi que d’un compte dit « loi Alur » destiné à constituer une trésorerie permettant de faire face aux imprévus.
- Suivi du recouvrement des charges de copropriété.
Entretien de l’immeuble
- Entretien et conservation du patrimoine des copropriétaires en veillant à faire réaliser les menues réparations et les travaux d’entretien courant.
- Suivi des sinistres affectant ou émanant des parties communes
- Mise en œuvre, contrôle et suivi du financement de travaux plus importants suite aux décisions de l’assemblée générale.
- Mis en concurrence et souscription des différents contrats nécessaires au fonctionnement de la copropriété (assurance, ascenseurs, la chaudière, fourniture d’eau, d’électricité, de gaz, etc.). Tenue du carnet d’entretien de l’immeuble.
Gestion du personnel de la copropriété
- Embauche et licenciement des employés du syndicat des copropriétaires (gardiens, employés d’immeuble,…), Gestion des remplacements pendant les périodes d’absence du personnel de la copropriété.
- Établissement des bulletins de salaire des employés, gestion des charges sociales.
- Suivi de la formation du personnel, des documents d’évaluation des risques au travail, des entretiens individuels annuels, etc.
